Briefing que funciona: como pedir software do jeito certo e evitar retrabalho

Você pede um sistema, um app ou uma integração. O time técnico (interno ou terceiro) começa a trabalhar. Semanas depois, quando vê o resultado, percebe que não era bem aquilo. Volta para ajustar. Demora mais. Custa mais. E, no fim, sobra a sensação de que "ninguém entendeu o que eu queria".

Esse ciclo se repete em empresa de todos os tamanhos. O problema raramente está na capacidade técnica de quem executa. O problema está no começo: no jeito como o pedido foi feito.

Briefing ruim gera retrabalho. Briefing bom economiza tempo, dinheiro e paciência.

O que é um briefing (e por que a maioria sai errado)

Briefing é o documento ou conversa inicial que explica o que você precisa. Pode ser um e-mail, um formulário, uma reunião de alinhamento. O formato importa menos do que o conteúdo.

A maioria dos briefings sai errado porque pula informações essenciais ou mistura desejos vagos com expectativas reais. Frases como "preciso de um sistema para melhorar o atendimento" ou "quero um app igual ao da concorrência, mas melhor" não dizem nada de útil. Quem vai executar não sabe por onde começar, então começa do jeito que acha que faz sentido. E aí vem a surpresa.

Um briefing que funciona responde, no mínimo, cinco perguntas:

1. Qual problema você quer resolver?
2. Quem vai usar?
3. O que essa pessoa precisa fazer?
4. Como você vai saber se deu certo?
5. O que não pode faltar e o que pode esperar?

Se você responder essas cinco perguntas com clareza, já está na frente de 80% das empresas.

Problema real, não solução imaginada

O erro mais comum é pedir uma solução em vez de explicar o problema. Você diz "quero um chatbot", mas não explica por que. Talvez o problema seja demora no atendimento. Ou perguntas repetitivas. Ou falta de registro do que foi pedido. Cada um desses problemas pode ter soluções diferentes, e chatbot pode não ser a melhor.

Quando você descreve o problema, o time técnico pode sugerir o caminho mais rápido, barato e eficaz. Quando você já chega pedindo a solução, limita as opções e aumenta o risco de construir algo que não resolve.

Exemplo prático:

Briefing ruim:  

"Quero um portal para os clientes."

Briefing melhor:  

"Os clientes ligam toda semana para saber o status do pedido. Isso consome tempo da equipe e gera reclamação. Preciso que eles consigam consultar isso sozinhos, de forma simples, sem precisar ligar."

No segundo caso, fica claro o problema (consumo de tempo + reclamação), quem vai usar (clientes) e o que eles precisam fazer (consultar status). A solução pode ser um portal, um link automático por e-mail, um bot no WhatsApp. O time técnico vai avaliar e sugerir o melhor custo-benefício.

Quem vai usar (e o que essa pessoa sabe fazer)

Software não é feito para "a empresa". É feito para pessoas. Se você não deixa claro quem vai usar, o time vai chutar. E normalmente chuta errado.

Descreva a pessoa. Não precisa ser algo elaborado. Basta dar contexto.

Exemplo:

"Vai ser usado pelo time de logística. São cinco pessoas, idade entre 25 e 50 anos, usam planilha no dia a dia, mas não têm costume com sistemas complexos. Trabalham com pressa, então qualquer coisa que trave ou demore vai ser ignorada."

Com isso, o time técnico já sabe que precisa de algo simples, rápido e direto. Sabe que não pode exigir treinamento longo. Sabe que a interface precisa ser óbvia.

Se você não der esse contexto, o desenvolvedor vai fazer "do jeito que ele acha normal". E o que é normal para quem trabalha com tecnologia todo dia raramente é normal para quem usa uma vez por semana.

O que a pessoa precisa fazer (e nada além disso)

Liste as ações principais. Não precisa ser exaustivo. Foque no que realmente importa.

Exemplo:

O vendedor precisa:

1. Ver a lista de pedidos pendentes.
2. Clicar em um pedido e ver os detalhes (produto, quantidade, cliente, prazo).
3. Marcar como 'separado' quando terminar.
4. Ver um resumo do que foi separado no dia.

Pronto. Quatro ações. Claro e direto. Se você listar 30 ações, vai confundir. Se não listar nenhuma, o time vai inventar.

E atenção: liste o que a pessoa precisa fazer, não como o sistema vai funcionar. Deixe a parte técnica (banco de dados, integração, arquitetura) com quem entende. Você cuida do "o quê", eles cuidam do "como".

Como você vai saber se deu certo

Esse é o ponto que mais gente esquece. Sem critério de sucesso, você não consegue validar se a entrega resolve o problema.

Pergunte a si mesmo: o que vai mudar quando isso estiver funcionando?

Exemplo:

Vai dar certo se:
• O número de ligações para consultar status cair pela metade nos primeiros 30 dias.
• Pelo menos 70% dos clientes usarem a consulta sozinhos.
• A equipe de atendimento gastar menos de 2 horas por dia respondendo status.

Com esses critérios, você valida a entrega de forma objetiva. Se não atingir, ajusta. Se atingir, sabe que valeu a pena.

Sem critério, você vai olhar o sistema pronto e dizer "acho que ficou bom", mas não vai saber se resolveu o problema de verdade.

O que não pode faltar e o que pode esperar

Nem tudo precisa estar na primeira versão. Aliás, quanto mais você tentar colocar de uma vez, mais vai demorar, custar e dar errado.

Separe o essencial do desejável.

Exemplo:

Essencial (tem que ter na primeira entrega):
• Consulta de status por CPF ou número do pedido.
• Tela simples, funciona no celular.
• Atualização automática quando o status mudar.

Desejável (pode vir depois):
• Notificação por e-mail quando o status mudar.
• Histórico de pedidos antigos.
• Opção de cancelar pedido direto no portal.

Quando você faz essa separação, o time técnico consegue entregar rápido o que realmente importa e, depois, evoluir conforme o uso real mostra o que faz diferença.

O que você deve evitar no briefing

Alguns erros são tão comuns que vale listar:

Pedir "algo parecido com X"  

Comparar com outro sistema ou app é válido como referência, mas não substitui a explicação do problema e do contexto. O que funciona para a concorrência pode não funcionar para você.

Descrever a interface no lugar da necessidade  

"Quero três colunas, uma barra lateral azul, um gráfico de pizza." Isso é design, não briefing. Explique o que precisa ser visto e decidido, não como deve aparecer.

Misturar vários problemas em um pedido só  

Se você tem três dores diferentes, faça três briefings (ou deixe claro que são três módulos). Misturar tudo confunde e aumenta o risco de nada sair direito.

Não dizer o que acontece hoje  

Se você já faz aquilo de algum jeito (planilha, e-mail, papel), conte. Isso ajuda o time técnico a entender o fluxo real, os pontos de dor e o que não pode quebrar.

Não envolver quem vai usar  

Se você faz o briefing sozinho, sem falar com quem vai usar, aumenta a chance de pedir a coisa errada. Chame pelo menos uma pessoa da operação para validar.

Um modelo simples para você usar (e adaptar)

Se você preferir um roteiro pronto, use este:

1. Problema  

Descreva em 2 ou 3 frases qual é a dor atual. O que não funciona hoje? Qual o impacto disso (tempo perdido, custo, reclamação, risco)?

2. Quem usa  

Quem são as pessoas? Quantas? O que elas já sabem fazer? Onde trabalham (escritório, campo, home office)?

3. O que precisa fazer  

Liste de 3 a 7 ações principais que a pessoa vai realizar. Seja direto.

4. Como valida  

Defina de 2 a 4 critérios objetivos para saber se deu certo (redução de tempo, aumento de uso, queda de erro, satisfação).

5. Essencial e desejável  

Separe o que tem que ter na primeira entrega do que pode vir depois.

6. Contexto adicional (se aplicável)  

Integra com algum sistema? Tem regra de segurança ou compliance? Tem prazo crítico (evento, mudança de processo)?

Pronto. Com isso, qualquer time técnico (interno ou parceiro como a CodeOn) tem o suficiente para começar bem, estimar com mais precisão e entregar com menos ida e volta.

O que muda quando você faz direito

Quando o briefing é claro, três coisas melhoram imediatamente:

O prazo fica mais realista.  

O time técnico sabe o que precisa fazer, então a estimativa fica mais próxima da realidade. Sem surpresas no meio do caminho.

O custo cai.  

Menos retrabalho significa menos horas gastas. Menos ajuste significa menos ciclo de correção.

A confiança aumenta.  

Quando você vê a primeira entrega e reconhece o que pediu, a relação com o time técnico melhora. Todo mundo entende que está no caminho certo.

Se você quer ajuda para estruturar isso direito

Se o seu cenário é mais complexo (vários sistemas, muita gente envolvida, processos que mudam o tempo todo), pode valer a pena ter uma conversa estruturada antes de montar o briefing. A CodeOn faz diagnósticos rápidos para mapear o problema, entender o fluxo e desenhar um briefing que reduz risco desde o começo. Sem compromisso, sem enrolação.

Você sai com clareza do que pedir, quanto deve custar, quanto tempo leva e qual o melhor caminho para começar.

Recado final

Briefing bom não precisa ser longo. Precisa ser claro. Quando você explica o problema, quem usa, o que precisa fazer e como vai validar, já está muito à frente. O resto é ajuste.

O retrabalho que você evita no começo vale muito mais do que o tempo que você gasta organizando o pedido. E o time técnico (seja interno, seja um parceiro) vai agradecer.