Como priorizar demandas de TI quando tudo é urgente (sem travar a empresa)
A fila de TI nunca termina. Toda semana aparece mais coisa. E toda área acha que o pedido dela é o mais importante. Comercial quer funcionalidade nova para fechar negócio, operação precisa corrigir algo que está travando, financeiro cobra relatório e a diretoria quer saber por que aquele projeto estratégico do trimestre passado ainda não saiu.
No meio disso, o time de TI fica dividido, começa várias coisas ao mesmo tempo e termina poucas. O gestor de TI vira refém da pressão. E a empresa fica travada porque ninguém realmente decidiu o que importa mais.
A boa notícia é que priorização não precisa ser complicada. Não exige ferramenta cara, nem reunião de três horas, nem briga política. Precisa de método simples, transparência e alguém com autoridade para dizer "sim" e "não".
Por que "tudo urgente" vira problema operacional real
Quando você não prioriza de verdade, três coisas acontecem ao mesmo tempo.
Primeiro: o time de TI passa mais tempo trocando de contexto do que executando. Toda interrupção custa tempo de retomada. Quanto mais o time pula de demanda em demanda, menor a produtividade real.
Segundo: projetos importantes ficam eternos. Como nunca há dedicação contínua, aquilo que poderia levar seis semanas leva seis meses. E no fim, o que era importante deixa de ser ou vira ainda mais urgente.
Terceiro: a relação entre TI e as áreas se desgasta. Quem pediu acha que está sendo ignorado. TI sente que está sempre apagando incêndio e nunca entrega resultado estrutural. A confiança cai.
O que muda quando existe priorização de verdade
Priorizar bem significa escolher poucas coisas para fazer agora, deixar claro o que fica para depois e explicar o porquê. Não é sobre fazer todo mundo feliz. É sobre fazer o que mais impacta a empresa no momento.
Quando isso funciona, o efeito é rápido. O time de TI consegue focar, terminar e mostrar resultado. As áreas entendem onde estão na fila e por quê. A diretoria vê previsibilidade e pode cobrar com base no que foi combinado, não no que foi lembrado por último.
Um método simples para priorizar (que qualquer gestor consegue aplicar)
Existem várias formas de priorizar. Aqui vai uma que funciona bem para empresa que não tem maturidade gigante em gestão de projetos, mas precisa sair do caos.
1. Monte a lista única de tudo que está pedido
Primeiro passo: juntar tudo num lugar só. Cada área manda pedido de um jeito (e-mail, reunião, mensagem). O resultado é que ninguém tem visão do todo.
Pegue uma semana e compile tudo em uma planilha ou ferramenta simples. Cada linha é uma demanda. Não precisa ser perfeita, só precisa estar visível.
Colunas úteis:
• Qual é a demanda (em uma linha).
• Quem pediu (área/pessoa).
• Qual problema resolve.
• Status atual (não começou, em andamento, parado, concluído).
Esse passo sozinho já reduz ruído. Quando todo mundo vê a mesma lista, fica mais difícil alguém dizer "meu pedido sumiu".
2. Classifique cada demanda com três critérios simples
Agora você vai avaliar cada item usando três perguntas. Pode dar nota de 1 a 3 (baixo, médio, alto) para cada critério. Não precisa ser científico, só precisa ser honesto.
Critério 1: Impacto no negócio
Se isso não for feito, o que acontece? Perde receita? Aumenta custo? Gera risco legal ou operacional? Trava outro processo importante?
Critério 2: Urgência real
Existe prazo de verdade (obrigação legal, compromisso com cliente, evento externo)? Ou é "urgente" porque alguém quer?
Critério 3: Esforço estimado
Quanto tempo/gente isso consome? Pequeno (dias), médio (semanas) ou grande (meses)?
A combinação desses três critérios já dá uma boa base para decidir.
3. Use uma lógica de decisão clara
Agora você aplica uma regra simples, por exemplo:
Prioridade máxima (faz agora):
• Impacto alto + urgência alta, independente do esforço.
• Impacto alto + esforço baixo (ganho rápido).
Prioridade média (entra na fila organizada):
• Impacto médio/alto + urgência média.
• Impacto alto + esforço grande (precisa de planejamento).
Prioridade baixa (fica para depois ou não faz):
• Impacto baixo, mesmo que alguém esteja cobrando.
• Esforço gigante com retorno incerto ou pequeno.
Esse tipo de lógica evita que pedidos "barulhentos" (quem grita mais) passem na frente de coisas que realmente importam.
4. Limite o trabalho em andamento
Priorizar não adianta se o time continua fazendo dez coisas ao mesmo tempo. Defina quantas demandas o time de TI consegue tocar de forma realista no mês ou na quinzena.
Exemplo prático: se o time tem capacidade para três frentes ao mesmo tempo, você escolhe três da lista priorizada. O resto espera. Quando uma termina, a próxima entra.
Isso aumenta a taxa de conclusão e reduz a frustração de "começamos tudo, terminamos nada".
5. Comunique a priorização de forma transparente
Depois de decidir, mostre para todo mundo. Pode ser em reunião de liderança, em e-mail, em painel compartilhado. O importante é que as áreas vejam:
• O que está sendo feito agora.
• O que vem depois.
• Por que essa ordem foi escolhida.
Quando você explica o critério, as pessoas reclamam menos. Mesmo quem ficou para depois entende que existe lógica, não favoritismo.
6. Revise a cada 15 ou 30 dias
Prioridade muda. Aparece oportunidade nova, risco novo, obrigação nova. Por isso, a lista não pode ser estática.
A cada ciclo (quinzenal ou mensal), você revisa:
• O que entrou de novo.
• O que mudou de impacto ou urgência.
• O que terminou.
• O que ficou travado (e por quê).
Essa rotina mantém a priorização viva e evita aquela sensação de "ninguém olha mais para isso".
Erros comuns que atrapalham a priorização
Alguns tropeços aparecem sempre. Vale listar para você evitar.
Querer agradar todo mundo
Se você tenta encaixar o pedido de cada área, a lista fica gigante e nada termina. Melhor frustrar no começo com clareza do que prometer e não entregar.
Não envolver a diretoria
Se a diretoria não valida a priorização, qualquer diretor pode chegar depois e "furar a fila". Alinhe com quem tem poder de decisão antes de comunicar.
Deixar pedidos sem dono
Se ninguém representa a área que pediu, a demanda fica solta. Quando chegar a vez, não vai ter quem valide. Sempre nomeie um responsável do lado do negócio.
Ignorar o esforço
Às vezes uma demanda tem impacto médio mas é rápida. Vale fazer, porque libera espaço e gera resultado visível. Não priorize só pelo impacto, olhe também o custo.
Mudar prioridade toda semana sem critério
Flexibilidade é bom, mas caos é ruim. Se toda semana muda tudo, o time de TI perde confiança no processo. Só mude quando o motivo for claro e comunicado.
Quando a empresa precisa de ajuda externa para destravar
Em alguns cenários, o problema não é método de priorização. É falta de braço para executar o que já foi priorizado. A lista está clara, mas o time interno não dá conta ou está sobrecarregado com sustentação.
Nesses casos, trazer um parceiro como a CodeOn pode acelerar sem precisar passar por ciclo longo de contratação. A CodeOn pode alocar squads dedicados para tocar as prioridades definidas, com cadência e transparência, enquanto o time interno cuida da governança e validação.
O diagnóstico inicial ajuda a mapear se o problema é priorização, execução ou os dois. A partir daí, dá para montar um plano realista com prazos, fases e critérios de validação.
O que fazer amanhã (próximo passo prático)
Se você quer sair do "tudo urgente" ainda essa semana, comece assim:
Segunda-feira: junte todos os pedidos em uma lista única. Pode ser planilha simples.
Terça-feira: classifique cada item com impacto, urgência e esforço. Peça ajuda do time de TI para estimar esforço.
Quarta-feira: marque uma reunião curta (30 a 60 minutos) com diretoria ou liderança para alinhar as três ou quatro prioridades do mês.
Quinta-feira: comunique para as áreas o que entra agora, o que vem depois e o critério usado.
Sexta-feira: ajuste o que o time de TI está tocando para focar apenas nas prioridades validadas.
A partir da segunda semana, mantenha uma rotina de revisão quinzenal ou mensal.
Esse ciclo pequeno já muda a percepção de controle. A empresa sente que existe direção, não improviso.