Decisões melhores com números: como usar dados no dia a dia da empresa

Antes: decisões na base do “acho” e da memória

Cenário comum: reunião cheia, cada área com uma versão diferente da realidade. Alguém diz que as vendas caíram, outro jura que estão estáveis, outro fala que o problema é atendimento, não produto. No fim, a decisão sai no grito, na hierarquia ou no “feeling” de quem fala mais alto.

Quando a empresa decide assim, o custo não aparece imediatamente no DRE, mas está lá:

• Tempo de reunião gasto defendendo opinião, não analisando fatos.

• Decisões que mudam a cada mês porque ninguém tem certeza do que está funcionando.

• A sensação constante de estar “apagando incêndio” sem sair do lugar.

Outro efeito colateral é a relação com tecnologia. Pedidos de sistemas, relatórios e integrações nascem de percepções soltas, não de números. E aí o risco de investir em coisa errada aumenta.

Depois: decisões com poucos números simples à mão

Agora imagine um cenário diferente. Antes da reunião, todos já receberam um resumo curto com 5 ou 6 indicadores chave. Durante a conversa, em vez de “acho que”, aparece “na última semana, o tempo médio de atendimento subiu de 4 para 7 minutos” ou “a taxa de conversão dessa campanha caiu de 3,2% para 1,5%”.

Ninguém vira estatístico da noite para o dia. Mas três coisas mudam:

• As discussões saem do “gosto / não gosto” e vão para “o que esses números mostram”.

• Fica mais simples priorizar: ataca-se o que tem maior impacto mensurável.

• Ajustar rota deixa de ser drama, porque os sinais aparecem antes do problema explodir.

Usar dados no dia a dia não é ter um mega projeto de BI com dezenas de dashboards coloridos. É ter meia dúzia de números confiáveis, fáceis de acessar e conectados às decisões que você precisa tomar toda semana.

O que realmente significa “usar dados” no dia a dia

Na prática, para um gestor ou dono que não é técnico, usar dados significa três coisas bem objetivas.

Primeiro: definir quais perguntas você quer responder com mais segurança. Exemplos: “Quais produtos realmente dão lucro?”, “Quanto tempo levamos para atender um novo cliente?”, “Qual canal de venda traz cliente que fica mais tempo?”, “Onde estamos perdendo mais oportunidades?”.

Segundo: escolher 1 a 3 indicadores por pergunta que respondam isso de forma simples. Indicador é um número que você acompanha de forma periódica, como taxa de conversão, tempo médio de atendimento, tíquete médio, número de chamados abertos, churn mensal.

Terceiro: criar uma rotina para olhar esses números em momentos específicos. Pode ser um painel quinzenal na reunião de liderança, um resumo semanal enviado no e-mail ou até um painel simples acessado antes de aprovar uma nova iniciativa.

Perceba que nada disso exige termos técnicos. O que você precisa é clareza sobre: que decisão quer tomar melhor, qual número ajuda a tomar essa decisão e quando vai olhar para ele.

Como sair do “antes” e chegar no “depois”: roteiro prático

Para facilitar, dá para pensar em um pequeno projeto interno de 4 passos. Não é transformação gigante. É ajuste de rotina.

1. Escolha uma área onde a dor é clara

Não comece pela empresa inteira. Escolha uma frente, por exemplo: vendas, atendimento, operação ou financeiro. Pergunte a si mesmo: “Onde hoje eu tomo mais decisão no escuro? Onde eu sinto que estou repetindo o mesmo problema?”.

A partir daí, selecione 1 área para ser o “piloto”.

2. Defina as 3 perguntas mais importantes dessa área

Lideranças costumam ter dezenas de dúvidas, mas poucas movem a agulha de verdade. Para o piloto, escolha somente três perguntas, do tipo:

• “Estamos perdendo clientes por demora na entrega?”

• “Quais tipos de atendimento geram mais retrabalho?”

• “Os clientes que vieram por indicação compram mais do que os de anúncio?”

Ao limitar, você evita aquele painel gigante que ninguém olha.

3. Transforme cada pergunta em 1 ou 2 indicadores simples

Aqui vale trabalhar junto com alguém que entenda um pouco mais de números ou com o time de TI/finanças. A ideia é chegar em medidas que caibam em uma linha e sejam compreensíveis por qualquer gestor.

Exemplos:

• “Tempo médio entre pedido e entrega.”

• “Número de chamados reabertos na semana.”

• “Tíquete médio por canal de aquisição.”

• “Taxa de cancelamento nos primeiros 90 dias.”

Não precisa ser perfeito no começo. Melhor um indicador simples que você acompanha toda semana do que algo sofisticado que ninguém consegue atualizar.

4. Decida onde esses números vão aparecer e com que frequência

Dados esquecidos em planilha não influenciam decisão alguma. Você precisa colocar os números no caminho natural da gestão.

Algumas opções práticas:

• Colocar um slide fixo com esses indicadores na abertura da reunião de liderança.

• Enviar um e-mail ou mensagem semanal com o “painel resumido da área”.

• Ter um painel simples em uma ferramenta que a equipe já usa (sem inventar sistema novo só para isso).

O importante é que, antes de discutir iniciativas, todos vejam primeiro “como estamos” nessas métricas.

5. Use os números para dizer “sim” e, principalmente, para dizer “não”

O grande ganho vem quando os indicadores começam a orientar o que entra e o que não entra na fila de projetos, campanhas, mudanças de processo.

Se um número mostra claramente que o maior gargalo está no atendimento, fica mais fácil dizer “não agora” para um projeto que mexe só em marketing. Se o tempo de entrega está aceitável, mas a taxa de recompra é baixa, talvez a prioridade deva ser outra.

Ao fazer isso algumas semanas seguidas, o comportamento muda. Equipes chegam nas reuniões com dados na mão, não apenas com opiniões.

Erros comuns que atrapalham o uso de dados

Vale apontar alguns tropeços típicos que acabam desanimando quem tenta começar.

• Querem medir tudo de uma vez. Resultado: painel confuso, ninguém sabe o que é importante e o time desiste. Melhor começar com poucos indicadores relevantes.

• Escolhem números que ninguém consegue atualizar sem sofrimento. Se toda atualização depender de planilha manual enorme, o projeto morre rápido.

• Criam indicadores que ninguém entende. Fórmulas complicadas afastam o time. O ideal é que qualquer gestor consiga explicar o número em uma frase.

• Usam os dados só para punir. Se toda vez que um número ruim aparece alguém “leva bronca”, as pessoas vão esconder ou manipular o dado. Números servem para ajustar a rota, não para caça às bruxas.

• Confiam cegamente em dados ruins. Fonte bagunçada gera decisão errada com “cara de correta”. Vale sempre validar se a origem está minimamente confiável.

Quando faz sentido chamar ajuda externa

Em muitas empresas, o desafio não é “não ter dado”. É ter informação demais, espalhada, inconsistente, sem alguém para organizar e transformar isso em algo útil para decisão.

Nesses casos, uma ajuda externa pode acelerar bastante o processo. A CodeOn, por exemplo, pode apoiar em três frentes: entender quais decisões você quer melhorar, mapear onde essas informações já existem (sistemas, planilhas, ferramentas) e desenhar um jeito simples de colocar isso em painéis e rotinas de gestão, sem criar um monstrinho difícil de manter.

Em vez de começar por uma grande ferramenta, o foco é começar por um conjunto pequeno de decisões críticas e números que apoiem essas decisões. A partir daí, evoluir o que faz sentido: relatórios melhores, automações, integrações entre sistemas.

Se você sente que está sempre decidindo “no escuro” mesmo tendo um monte de planilha e sistema, um diagnóstico rápido já ajuda a separar o que é dado útil do que é ruído.