Planejando a evolução do seu sistema: como estruturar as próximas evoluções
Imagine a cena: o sistema foi feito há alguns anos, funciona, mas você já ouviu frases como “isso aqui devia ser automático”, “não dá para o cliente fazer sozinho?”, “a concorrência já faz assim”. Ao mesmo tempo, sempre aparece algo urgente e as melhorias vão ficando para depois.
O resultado é um sistema que não quebra de vez, mas vai ficando ultrapassado em silêncio. E, quando você percebe, mudar tudo parece caro e arriscado demais.
Evolução planejada é justamente o antídoto para isso.
Começando pelo fim: que tipo de empresa você quer sustentar com esse sistema?
Antes de listar funções novas, vale uma reflexão rápida:
– Daqui a 1 ou 2 anos, que cenário você quer ver?
• Vender em mais canais?
• Atender mais clientes com o mesmo time?
• Ter indicadores em tempo real?
• Reduzir dependência de planilhas e trabalhos manuais?
– O que mais te assusta hoje?
• Perder cliente para soluções mais modernas?
• Ficar preso em um sistema que ninguém mais consegue mexer?
• Não ter informação confiável para decidir?
Essas respostas já indicam para onde a evolução precisa apontar. Você não está “mexendo no sistema”: está ajudando a empresa a chegar nesse futuro.
Três conversas que você precisa ter antes de falar em funcionalidades
- Conversa com quem atende o cliente
Perguntas simples: – Em quais momentos o cliente mais se irrita?
– Em que parte do processo ele depende demais de ajuda humana?
– O que o sistema poderia fazer para o cliente se virar sozinho? - Conversa com quem opera internamente
– Onde está o trabalho manual “bobo”, repetitivo?
– Que informação demora muito para chegar?
– Em que situação o sistema “atrapalha mais do que ajuda”? - Conversa com a liderança
– Quais metas de negócio realmente importam para este ano?
– Que tipo de informação ou agilidade o sistema precisa dar para apoiar essas metas?
– O que seria inaceitável continuar do jeito que está?
Anote tudo sem se preocupar ainda com “como fazer”. Nesta fase, a pergunta é só “o que precisa mudar para o sistema acompanhar a empresa”.
Transformando ideias soltas em um mapa de evolução
Você agora tem uma lista grande de dores e oportunidades. Em vez de priorizar linha a linha, organize em três blocos:
- Essencial para hoje
Coisas que, se não mudarem, travam o crescimento ou mantêm um risco alto. Exemplos: – processo que impede vender em um novo canal; – etapa com tanto trabalho manual que limita crescimento; – ponto do sistema que gera muita reclamação de cliente. - Potencial de ganho no curto prazo
Coisas que não travam, mas geram ganho claro em poucos meses. Exemplos: – automatizar uma etapa que consome muito tempo de equipe; – simplificar a jornada do cliente em uma tela crítica; – oferecer um autoatendimento simples que reduz chamados. - Apostas para o futuro
Ideias que podem virar diferencial competitivo, mas que ainda exigem mais estudo. Exemplos: – novo produto digital em cima do seu sistema; – integração com parceiros estratégicos; – uso mais avançado de dados para decisões.
Essa organização muda a conversa. Em vez de “cem itens na fila”, você passa a discutir “quais blocos atacar primeiro”.
Evolução em ondas, não em “reforma geral”
Um erro comum é pensar em “grande reescrita” do sistema. Na prática, para a maioria das empresas, funciona melhor evoluir por ondas, em ciclos curtos.
Pense em 3 ou 4 ondas ao longo do ano:
Onda 1 – Tirar pedras grandes do sapato
Foco em problemas essenciais de hoje. Objetivo: liberar crescimento e reduzir riscos.
Onda 2 – Ganhar eficiência e experiência
Melhorias que reduzem esforço da equipe e melhoram a vida do cliente.
Onda 3 – Abrir espaço para novidades
Preparar o terreno para integrações, novos produtos ou canais.
Onda 4 – Ajustar rota
Olhar para o que foi aprendido nas ondas anteriores e corrigir rumo.
Cada onda não precisa ser gigantesca. É um conjunto de evoluções que têm sentido como “pacote” e que você consegue comunicar internamente: “nesta fase, o foco é X”.
Como decidir o que entra em cada onda
Aqui vale uma regra simples de bolso, para gestores não técnicos:
– Comece pelo impacto:
• Essa mudança ajuda a vender mais, reduzir custo ou melhorar atendimento?
– Veja o esforço aproximado:
• É algo pequeno, médio ou grande de fazer?
– Pergunte sobre dependências:
• Dá para fazer isso isolado ou depende de outras mudanças antes?
Com essas três respostas, normalmente você já consegue saber se algo entra na próxima onda ou precisa esperar.
Perguntas que sempre aparecem (e respostas diretas)
“E se aparecer algo urgente no meio do caminho?”
Vai aparecer. A diferença é: com uma agenda mínima de evolução, você enxerga o que vai precisar sair para essa nova urgência entrar. A decisão fica consciente, não “a mais”.
“Preciso ter tudo desenhado até o fim do ano?”
Não. Ter clareza sobre as duas próximas ondas já muda muito a realidade. O resto pode estar num nível mais amplo, como intenção.
“E se a tecnologia do meu sistema for antiga?”
Nesse caso, parte da evolução pode ser “trocar peças aos poucos”: modernizar partes críticas, criar integrações melhores, separar o que é estável do que precisa mudar mais rápido. Nem sempre a resposta é “jogar tudo fora e recomeçar”.
Checklist rápido para saber se você está planejando ou apenas reagindo
– Você consegue dizer, em uma frase, qual é o foco da próxima evolução do sistema?
– As áreas de negócio sabem quais mudanças estão previstas para os próximos meses?
– As ideias de melhorias estão agrupadas em temas (cliente, eficiência, gestão, estabilidade), ou é só uma lista solta?
– Existe alguém responsável por manter esse plano vivo, revisando a cada mês ou trimestre?
– Você tem clareza do que está sendo deixado para depois e por quê?
Se a maioria das respostas foi “não”, provavelmente o sistema está sendo tocado mais por urgências do que por um plano.
Por que isso tudo importa tanto?
Porque sistema que não evolui junto com o negócio acaba cobrando a conta:
– processos que não escalam,
– oportunidades perdidas,
– clientes que começam a comparar sua experiência com a de concorrentes mais modernos.
Planejar as próximas evoluções não é luxo tecnológico. É gestão do principal ativo digital da empresa. É garantir que, quando você olhar para trás em um ano, consiga dizer: “nosso sistema hoje ajuda mais o nosso crescimento do que há um ano”.