Como priorizar demandas quando "tudo é urgente"

O Alarme que Nunca Para: Sinais de que sua Operação está em Chamas

Se você chega ao escritório e, antes do primeiro café, já tem três "urgências" na mesa, sua empresa caiu na armadilha do modo bombeiro. No Brasil, é comum tratar o atraso em projetos de tecnologia como algo cultural ou normal. Mas o custo disso é real e aparece no seu balanço financeiro.

Quando tudo é urgente, nada é importante. Especialistas chamam isso de "Princípio do Molho de Pimenta". Se você coloca molho picante em todos os pratos, ninguém sente mais o sabor de nada. Sua equipe fica anestesiada. O resultado? Ansiedade alta e produtividade baixa.

A falta de priorização cria a temida dívida técnica. Toda vez que sua equipe faz um "puxadinho" tecnológico para entregar algo urgente, ela toma um empréstimo de qualidade com juros altíssimos. Diretores de TI estimam que essa dívida consome entre 20% e 40% do valor de todo o seu patrimônio tecnológico. Ou seja: quase metade do seu investimento em TI pode estar sendo jogado no lixo apenas para manter sistemas antigos funcionando.

O Estado de Previsibilidade: Quando a Tecnologia Vira Alavanca

Imagine uma operação onde o diretor não decide com base em quem grita mais alto, mas em valor de negócio. Esse é o estado de previsibilidade estratégica. Nele, a TI deixa de ser um "bode expiatório" para atrasos e passa a ser uma parceira que entrega resultados mensuráveis no EBIT.

Nesse cenário, a urgência deixa de ser um fato e passa a ser tratada como uma "alegação". O gestor entende que velocidade é a rapidez com que resolvemos algo, mas priorização é a ordem de operações que garante que estamos indo para o caminho certo.

Empresas que atingem esse nível conseguem: ● Reduzir as "urgências" em até 65% em poucos meses. ● Entregar 100% dos projetos no prazo. ● Reduzir o estresse da equipe em níveis drásticos, retendo talentos caros.

Roteiro: Como Sair do Caos em 3 Passos

Para chegar lá, você precisa de critérios que não dependam do humor do dia. Aqui está o caminho para retomar o controle:

1. Implemente Filtros Objetivos

Pare de decidir por instinto. Use frameworks que tragam números para a mesa. Um dos mais eficazes é o RICE, que permite calcular uma nota para cada projeto.   

A lógica é simples: multiplique o Alcance pelo Impacto e pela Confiança. Depois, divida esse resultado pelo Esforço da equipe.

Cálculo da nota RICE:
(Alcance x Impacto x Confiança) / Esforço

● Alcance: Quantas pessoas ou processos serão afetados?
● Impacto: O quanto isso contribui para a meta do trimestre?
● Confiança: Qual a nossa certeza sobre esses dados?
● Esforço: Quanto tempo a equipe levará para entregar?

Se um projeto beneficia pouca gente, tem impacto baixo e exige um esforço enorme da equipe, ele vai para o final da fila. Não importa o quão alto o stakeholder grite.

2. Use a Triagem de Pronto-Socorro

Adote o modelo Now, Next, Park (Agora, Próximo, Estacionado). ● Now: Apenas o que causa dano financeiro ou operacional imediato. ● Next: Projetos de alto valor que entrarão no próximo ciclo. Isso acalma a ansiedade das áreas, pois elas sabem que serão atendidas. ● Park: Ideias que não têm retorno claro agora. Elas saem da sua frente para não gerar ruído.

3. Separe Governança de Gestão

A Governança define a estratégia e o orçamento (o "quê"). A Gestão executa as tarefas (o "como"). Se você, como diretor, está envolvido em apagar incêndios técnicos, você abandonou a governança. Eduque sua equipe para habitar a própria autoridade e resolver problemas operacionais antes que eles escalem para a sua mesa.

Se a sua operação hoje parece um labirinto de incêndios e a tecnologia mais atrapalha do que ajuda, talvez o problema não seja a equipe, mas o sistema. Na CodeOn, ajudamos empresas a estruturarem processos de desenvolvimento de software que trazem exatamente essa previsibilidade. Se você quer parar de ser bombeiro e voltar a ser estrategista, que tal marcarmos um diagnóstico gratuito para identificarmos onde estão os gargalos da sua tecnologia?